È passato un po’ di tempo che non ci produrre contenuto parlando sulla gestione do conoscenza (knowledge management KM) e il questo tema sembrava aver perso la sua posizione di “fidanzatina” degli studi legali a causa delle “hype” attuali, incentrate sull’Intelligenza Artificiale e più recentemente sulla Blockchain.
Allontanandoci dai riflettori, continueremo a ricordare che la funzione principale della gestione della conoscenza è quella di trasformare dati e informazioni che devono essere usati come risorsa preziosa di sapienza, cioè, per consentire allo studio di essere più efficiente, produttivo e principalmente competitivo.
All’inizio, il tema è stato trattato come uno strumento per aumentare la produttività e consentire la riscossione delle onorari, ma con una maggiore redditività grazie all’aumento dell’efficienza operativa (addebitare lo stesso onorario, pur impiegando meno tempo per l’esecuzione). Dopo qualche tempo il tema della KM è stato considerato come la possibilità di di dimostrare le tasse ai clienti con maggiore trasparenza e di consentire di ridurre le rispettive onorari per una maggiore competitività (essere in grado di “caricare” meno le prestazioni per essere più competitivi).
Attualmente l’argomento Knowledge Management è trattato come una vera e propria necessità di sopravvivenza per gli studi professionali permettendo a gli studi di gestire il colossale volume delle informazioni esistenti, che sono in crescendo esponenziale, e e trovare in modo tempestivo quelle che sono importanti e necessarie per fornire un buon servizio professionale (riuscendo a gestire in modo intelligente un volume enorme di informazioni, infatti, si riesce ad essere ancora più produttivi).
L’importanza del tema KM si è evoluta non solo grazie all’aumento esponenziale delle informazioni create internamente dal fenomeno dei “big data”, ma anche dall’incorporazione di nuove tecnologie AI (algoritmi matematici / statistici, Machine Learning) associate all’aumentata delle capacità di trattamento dell’informazione esponenziale delle nuove macchine (che saranno in grado anche di prevedere cosa accadrà quando i computer quantici arriveranno sul mercato …).
Un altro punto da considerare è l’evoluzione del pragmatismo con cui si passa dell’ “approach” alla convinzione e all’adozione della filosofia KM da parte di tutti i livelli di professionisti che lavorano in uno studio ad ogni livello. Il discorso tradizionale è sempre stato quello di cercare di convincere tutti che un piccolo sacrificio al momento della creazione del dato che poi si trasformerà in conoscenza (per indicizzare correttamente oppure con l´uso di “tags”) aiuterà notevolmente la loro nelle ricerca e la le posizioni future, oltre a consentire agli altri colleghi professionisti per fare uso di questa conoscenza condivisa- prodotta.
Come esseri umani e soprattutto avvocati riguardo all’uso di nuove tecnologie e nuove strumenti, questi si comportano come l’acqua (che sempre sceglie il modo più semplice per passare da un punto più alto a uno più basso). Con l’incorporazione di tutte le tecnologie di cui sopra rende convincente non sarà più necessario il discorso si presentano a questi professionisti strumenti intuitivi, facili da usare ed efficienti.
Ripetendo ciò che tutti già sanno, imprese che forniscono servizi legali rendono impiegano le loro conoscenze e la capacità abilità di usarle per risolvere problemi legali che interferiscono con gli affari dei loro clienti e(secondo me e di molti altri studiosi sul questo tema La gestione della conoscenza è diventata, quindi, uno dei principali strumenti per aumentare l’efficienza di uno studio, già testando l’integrazione dei sistemi di riconoscimento vocale con i sistemi di “corporate search engine” (un sistema che cerca sul tutte l´informazione che esistono nella ditta)
Nonostante tutte le evoluzioni menzionate, le grandi sfide da affrontare per rendere efficace la KM sono: la raccolta di tutti i dati e le informazioni rilevanti (esplicite e tacite), il loro trattamento corretto e sua igienizzazione (togliere le errore e dati non rilevanti), l’organizzazione e la classificazione, la conservazione e principalmente la creazione di uno strumento intuitivo, potente e intelligente di ricerca e accesso che ne consenta un uso rapido e preciso. (ripetendo quello che ho già detto)
Considerando tutti i punti precedenti, non possiamo più pensare di implementare la cultura della gestione della conoscenza senza l’uso di un motore di ricerca “aziendale” di altissima qualità o di una struttura di back-office addestrata a svolgere tutto il lavoro di preparazione della cosiddetta “base di conoscenza” da condividere come strumento prezioso.
Per le aziende che vogliono rimanere vivi nel mercato dei servizi legali, l´adozione di una filosofia di KM non è più un’opzione, è un must!
José Paulo Graciotti è un consulente, autore del libro “Strategic Governance for Law Firms”, (tradotto in diverse lingue e disponibile anche nell’edizione italiana dal titolo “La Governance Strategica degli Studi Legali” curata da FGA, Studio Ferraro Giove e Associati, Cedam), membro di GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro di ILTA – International Legal Technology Association e ALA – Association of Legal Administrators. Da oltre 30 anni opera nel mondo dei servizi legali, sia come fondatore che con incarichi di alto livello dirigenziale – www.graciotti.com.br
