Come ho difeso a lungo, la gestione degli affari legali assomiglia al gioco degli scacchi, dove ci sono solo alcuni tipi e pezzi (profili professionali) con i loro movimenti delimitati (descrizione del lavoro e responsabilità), collocati su una bacheca (affari legali) e con limiti di movimento, ma le possibilità sono quasi infinite di movimenti che consentono diverse strategie con, ovviamente, anche conseguenze variabili. La grande qualità del bravo giocatore di scacchi (il manager aziendale) consiste nell’identificare la strategia dell’avversario (il mercato e i consumatori dei servizi legali) e nel predire i movimenti futuri con la massima assertività possibile.
Sempre parlando degli scacchi, oltre alla strategia, la conoscenza e l’auto-conoscenza del tuo avversario, l’uso corretto delle tue risorse (i pezzi) e tutte le tecniche e le tattiche esistenti sono cruciali per vincere in questo difficile gioco.
SGIT2L x Q è la forma ridotta per l’equazione composta da: Strategia, Governance, Informazioni, Tecnologia, Talento, Lavoro e Qualità dove la combinazione dei primi fattori è che influenzerà la velocità per raggiungere gli obiettivi (efficienza, produttività e competitività) e che si moltiplica dal “costante” Q (qualità tecnica) definirà il successo del business. Si noti che la qualità è costante, poiché è definita dallo staff tecnico del business e con una piccola variabile nel tempo (eccezioni fatte a nuovi assunti o formazione e addestramento, entrambi lenti). Gli altri fattori (SGITTL) sono variabili che devono essere ottimizzate (e hanno un periodo di maturazione molto più lungo).
Strategia: “Una barca deve avere la direzione e la velocità impostate dal suo capitano e non dalla corrente”. Ciò significa che la conoscenza di tutte le informazioni possibili (numeriche o tacite, interne ed esterne) dovrebbe essere utilizzata in modo che la struttura organizzativa associata a un processo decisionale definito e razionale e con l’aiuto di strumenti come l’analisi SWOT, consente il collocamento della società in una direzione gestita (non al gusto del mercato).
Governance: gestione aziendale efficiente, ovvero controlli rigidi e razionali delle spese e dei costi (indipendentemente da chi sta applicando); creazione e monitoraggio del budget in corso; fatturazione effettiva e monitoraggio tempestivo dei crediti; politiche di investimento chiare e razionali, ecc., definiscono il grado di autonomia del negozio.
Informazioni: gestione delle conoscenze e gestione numerica, cioè per incoraggiare lo scambio di esperienze tra i dipendenti; disporre di metodologie e sistemi in grado di acquisire, organizzare, indicizzare e archiviare per uso futuro tutte le conoscenze (tacite o esplicite) generate nell’organizzazione; formare personale per depersonalizzazione, uso di conoscenze pregresse, miglioramento e aggiornamento costante. Adottare una gestione basata su dati e report interni completi e coerenti e informazioni statistiche di mercato che siano lontane da opinioni e giudizi.
Tecnologia: Nella Gestione Aziendale, adottare sistemi moderni e intuitivi che consentano l’adozione di tutti gli elementi sopra menzionati, basati sulle informazioni generate da questi sistemi: ERP, motori di ricerca aziendali, sistemi di smistamento e indicizzazione delle informazioni , BI e sistemi di analisi con la generazione di dashboard completi e dettagliati su tutti i numeri dell’organizzazione e, infine, interrompere la spesa (investendo) denaro sul proprio hardware. “Go cloud”!
Nella gestione della pratica legale, adottare il più possibile (purché sia appropriato alla sua pratica) nuove tecnologie che consentano l’efficienza, aumentare la produttività e ridurre i costi, come ad esempio: OCR e analisi del testo per i contratti, sistemi automatizzati AI) per le debite diligure e indagini; Machine Learning per la generazione di nuovi contratti e documenti e automazione in generale; NLP (Naturtal Language Processing) per la trasformazione di testo e voce e viceversa, utilizzata per semplificare l’interfaccia uomo-macchina (ad esempio Alexia integrata con il sistema GED); Robot (per la ricerca legale e il reperimento di informazioni in tribunali, ad esempio), Giurimetria associata a il Big Data per l’analisi predittiva (come la cartolarizzazione / monetizzazione dei portafogli procedurali); riconoscimento dell’immagine per il secondo fattore di autenticazione.
Talenti: la comprensione della psicologia motivazionale delle varie generazioni esistenti sotto lo stesso tetto; l’adozione di un piano di carriera che incoraggi la meritocrazia; la creazione di politiche di remunerazione aggressive che incoraggino la produttività; l’adozione di un solido piano di investimenti per la formazione e la formazione professionale, ecc., tutto ciò deve essere preso sul serio!
Lavoro: Purtroppo viviamo in un momento di grandi cambiamenti, grandi sfide ed enormi competizioni (sia concorrenti che tecnologici), grandi pressioni da parte di clienti e consumatori, e per questo l’unica soluzione è un sacco di dedizione, impegno e lavoro.
Qualità: ci sono stati un po ‘di tempo, soprattutto nel nostro mercato locale, c’erano pochi studi legali che offrivano ai loro clienti formazione dei loro collaboratori internazionali, conoscenza, esperienza e organizzazione e quindi erano considerati di qualità superiore e questo piccolo numero di fornitori incoraggiava il (forzata) lealtà dei suoi clienti. Attualmente ci sono centinaia di buoni uffici (con le caratteristiche sopra menzionate) e questo non è più un differenziale nel mercato. La qualità è diventata la condizione di base minima per concorrere nel mercato stare pronto per disputare i consumatori di questi servizi.
I clienti sono diventati consumatori, la lealtà è molto più legata a tutti i fattori di questa equazione e non è più prigioniera come una volta. Tutte le variabili dell’equazione devono essere elaborate per avere investimenti finanziari e attenzione ed essere ottimizzate in modo che il risultato finale sia positivo e lo Studio possa contentare il consumatore, non solo lo soddisfare!
José Paulo Graciotti è un consulente, autore del libro “Strategic Governance for Law Firms”, (tradotto in diverse lingue e disponibile anche nell’edizione italiana dal titolo “La Governance Strategica degli Studi Legali” curata da FGA, Studio Ferraro Giove e Associati, Cedam), membro di GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro di ILTA – International Legal Technology Association e ALA – Association of Legal Administrators. Da oltre 30 anni opera nel mondo dei servizi legali, sia come fondatore che con incarichi di alto livello dirigenziale – www.graciotti.com.br
